Tips - Skapa fakturor med moms för ICA-butiker där momsen redan bokförts i dagsrapporten

För ICA-butiker bokförs momsen i dagsrapporten på samma dag som köpet genomförs. Det innebär att vi inte ska bokföra momsen en gång till i samband med att vi importerar fakturaunderlaget eller ordrar till Fortnox. 

Fortnox hanterar detta genom sin vidarefaktureringsfunktionalitet (vidarefaktureringsmallen) och fyra olika artiklar som ni behöver skapa innan ni sätter igång FAKT6, FAKT12, FAKT25 osv. Det innebär att fakturan visar moms men ingen moms bokförs i Fortnox. Däremot om kunden önskar e-fakturor sätts fakturamallen ur spel och värdet visar noll.  Ni löser detta genom följande inställningar i Fortnox. 

Denna text är skapad tillsammans med våra kunder. Vill ni bidra med förslag på ändringar eller beskrivningar som underlättar, meddela oss gärna på helpdesk@techworx.se.

Steg 1. Skapa egna momstyper

Skapa upp 3 nya momstyper i Fortnox under Inställningar >> Fakturering > Moms > Lägg till egna momstyper, en för respektive momsprocent 6,12, 25.  Fortnox döper dessa till exempelvis MP5_KUND, MP6_KUND osv. I vilken ordning ni lägger upp dessa spelar ingen roll. 

Ni ska alltså ha 3 extra momstyper upplagda. 

Steg 2: Skapa upp fiktiva konton 9*** för intäkter och moms

Skapa upp följande konton (eller de kontonummer ni önskar). 

9001 Intäkt redan registrerad i kassan 25 % moms

9002 Intäkt redan registrerad i kassan 12 % moms

9003 Intäkt redan registrerad i kassan 6 % moms

Om ni vill vara konsekventa kan ni även lägga upp ett fiktivt konto för den momsfria försäljningen och avdragen.

9004 Intäkt redan registrerad i kassan 0 % moms

Ni lägger även upp 3 fiktiva momskonton, nummer och namn väljer ni själv. 

9630 Utgående moms 6 % redan bokförd i kassan

9620 Utgående moms 12 % redan bokförd i kassan

9610 Utgående moms 25 % redan bokförd i kassan

Till respektive konto kopplar ni berörd momstyp som ni skapade i steget innan. Se skärmklippet nedanför hur det ska se ut när ni är klara. 

Steg 3: Koppla artiklarna FAKT6, FAKT12 osv till de nya intäktskonton som ni skapat

När ni aktiverade integrationen la ni upp artiklar FAKT6, FAKT12 osv som ni tidigare kopplat till ett balanskonto ex 1518. Dessa ska ni nu istället koppla mot motsvarande intäktskonto ex 9001, 9002 som ni skapade i steg 2. Om ni kopplat intäktskontot mot rätt egen momstyp kommer motsvarande momsprocent synas i rutan till  höger om kontot.

Om ni lagt upp ett intäktskonto för den momsfria försäljningen ex 9004 kopplar ni artiklarna FAKTAV och FAKT0 till denna.

Kom ihåg att spara. 

Steg 4: Ändra tillbaka fakturamallen i Fortnox till "Standard".

Ni har tidigare använt er av Fortnox vidarefaktureringsmall. Ändra tillbaka till Standard genom Inställningar >> Fakturering >> Utskrifter. 

Nästa gång ni importerar fakturor eller ordrar till Fortnox från ICA min butik kommer de att skapas upp med specificerad moms. Kontrollera att det blev som önskat innan ni bokför. Intäkten kommer bokföras mot de fiktiva kontona 900* och momsen kommer bokföras mot de fiktiva momskontona 96**. Ingen av dessa påverkar momsrapporten. Däremot kommer ni efter importen behöva göra ett verifikat för att föra om detta till 1511 eller motsvarande. Se nästa steg. 

Steg 5 Avslutningsvis - vänd tillbaka konteringen i en bokning

När ni bokfört fakturorna behöver ni vända tillbaka saldona på de fiktiva 9*** kontona i ett samlat verifikat där ni debiterar respektive 9*** konto och krediterar i en post mot 1518 eller motsvarande konto ni använder i ert ICA-projekt. Nedanför ser ni ett exempel på en sådan bokning.

Tips: 

• Tidigare verifikat kan enkelt kopieras i Fortnox, uppdatera med aktuellt saldo på respektive konto. 
• Om ni aktiverat synligt kontosaldo på verifikatet syns beloppet som ska "vändas" direkt i registeringsvyn, visar det noll är hela beloppet registerat. Smidigt!

Vid frågor når ni oss på helpdesk@techworx.se

Vill ni bidra med uppdateringar till denna text. Meddela oss, vi tar gärna emot feedback som underlättar.