Importera detaljerat fakturaunderlag från Flex till Fortnox

Tack för förtroendet att hjälpa er med era önskemål om en utökad funktionalitet i Fortnox kopplat till Flex. Vidhäftat hittar ni en sammanfattande dokumentation / snabbguide kring hur lösningen fungerar.

Tjänstenummer hos oss på Techworx är: 43021   (2020-04)

Lösningen innebär:

• En automatisk funktion som skapar upp de fakturor som finns i filen.
• Eftersom vår lösning är fullt integrerad med Fortnox skickar ni eller kunden filen till direkt till Fortnox på inbox.kf.123456@arkivplats.se , 123456 ersätter ni med kundens databasnummer i Fortnox. Därefter tar vår lösning över och skapar upp fakturorna utifrån underlaget. Normalt sker detta enligt överenskommelse men förslagsvis schemalagt varannan timme dagtid.
• När fakturorna skapats upp skickas ett bekräftelsemail/ sammanfattning till teamet hos Aspia eller utvald kontaktperson
• Filen arkiveras sedan i Fortnox Arkivplats med aktuellt datum för enkel spårbarhet. Kunden behöver inte tjänsten Arkivplats för att lösningen ska fungera. 
• Om kunden saknas i Fortnox skapas kunden upp i Fortnox och kontaktperson meddelas i statusrapporten
• En kommentar i Fortnox läggs till på fakturan att den är skapad från underlaget med filnamnet för enkel spårbarhet.

Viktigt!

• Eftersom exporten från Flex i dagsläget saknar projektnamnet på delprojektet behöver dessa finnas i Fortnox innan importen sker. I ert fall har ni lagt dessa som artiklar i Fortnox. Det kan antingen göras manuellt eller att en projektuppföljningsrapport från Flex skickas på samma sätt så som ovan. Då kommer lösningen först skapa upp dessa i Fortnox och sedan skapa fakturorna.  På nästa sida beskriver vi hur ni kan exportera dessa ur Flex. 

• Om någon faktura inte kan skapas upp så meddelas teamet/kontaktpersoner via mail. 

-Återigen, varmt välkommen till oss och vi hoppas att ni kommer bli nöjda. Om det är några frågor kan ni alltid maila oss på helpdesk@techworx.se

     /Techworx

Underlag som ska hämtas från Flex:

-Aspia kan mer detaljerat hänvisa er till rätt rapporter och hur ni tar ut dessa ur Flex HRM men här kommer en kort info

1. Underlag för fakturor:  

I MyBusiness / Flex HRM  - 

> Klicka på Administration ”kugghjulet”

>>  Välj bearbetningar > Servicerutiner > Export

>>> Välj förvald mall Export Fortnox och lägg in önskade filter.
 Filen kommer exporteras i textformat (txt).   

Se skärmklipp nedanför. 

2. Vid behov och nya projekt – Projektrapport

> Välj rapporter i Flex HRM

>> Under Tid Projektuppföljning finns en förskapad mall.
Exportera denna med önskade filter till
 Microsoft Excelformat (XLSX).