Utökad integration mellan Flex och Fortnox för detaljerade fakturor (43022)

Snabbguide, importera fakturor från Flex till Fortnox

Tack för förtroendet att hjälpa er med era önskemål om en utökad funktionalitet i Fortnox kopplat till Flex. Vidhäftat hittar ni en sammanfattande dokumentation / snabbguide kring hur lösningen fungerar.

Tjänstenummer hos oss på Techworx är: 43022   (2020-09)

Lösningen innebär:

• En automatisk funktion som skapar upp de fakturor som finns i filen.
• Eftersom vår lösning är fullt integrerad med Fortnox skickar ni eller kunden filen till direkt till Fortnox på inbox.kf.123456@arkivplats.se , 123456 ersätter ni med kundens databasnummer i Fortnox. Därefter tar vår lösning över och skapar upp fakturorna utifrån underlaget. Normalt sker detta enligt överenskommelse men förslagsvis schemalagt varannan timme dagtid.
• När fakturorna skapats upp skickas ett bekräftelsemail/ sammanfattning till teamet hos Aspia eller utvald kontaktperson
• Filen arkiveras sedan i Fortnox Arkivplats med aktuellt datum för enkel spårbarhet. Kunden behöver inte tjänsten Arkivplats för att lösningen ska fungera. 
• Om kunden saknas i Fortnox skapas kunden upp i Fortnox och kontaktperson meddelas i statusrapporten
• En kommentar i Fortnox läggs till på fakturan att den är skapad från underlaget med filnamnet för enkel spårbarhet.
• Önskar ni olika fakturareferenser per projekt kan ni lägga in den i fältet  ”Anteckningar” på projektet i Fortnox. Integrationen hämtar upp informationen från fältet och lägger in på fakturan. 
• Projektet måste finnas i Fortnox för att namnet ska kunna hämtas. Finns inte projektet skapas fakturan men fältet för namn är blankt och får kompletteras efteråt. 

• Fakturorna i Fortnox kommer vara grupperade per projekt men om ni önskar kan de även grupperas per kund.  Fakturorna också upp per utförare detaljerat. 

 I Fortnox:

• Om någon faktura inte kan skapas upp så meddelas teamet/kontaktpersoner via mail.

- Återigen, varmt välkommen till oss och vi hoppas att ni kommer bli nöjda. Om det är några frågor kan ni alltid maila oss på helpdesk@techworx.se

 /Techworx

Underlag som ska hämtas från Flex:

- Aspia kan mer detaljerat hänvisa er till rätt rapporter och hur ni tar ut dessa ur Flex HRM men här kommer en kort info

1. Underlag för fakturor:  

I MyBusiness / Flex HRM  - 

> Klicka på Administration ”kugghjulet”

>>  Välj bearbetningar > Servicerutiner > Export

>>> Välj förvald mall Export Fortnox och lägg in
 önskade filter. Filen kommer exporteras i textformat (txt).